1. Sổ gọi tên ghi điểm là hồ sơ pháp lý của nhà trường do Hiệu trưởng (Phó hiệu trưởng) trực tiếp quản lý. Các đồng chí giáo viên chủ nhiệm không được mang sổ gọi tên ghi điểm về nhà khi chưa được sự đồng ý của cán bộ quản lý phụ trách.

2. Sổ gọi tên ghi điểm được in theo mẫu của Bộ GD&ĐT, có xác nhận của sở Giáo dục và Đào tạo. Có chữ ký của giáo viên chủ nhiệm, Hiệu trưởng (hoặc Phó hiệu trưởng), có đủ dấu của nhà trường đóng giáp lai giữa 2 trang liên tiếp (kể cả trang bìa).

3. Chỉ ghi kết quả học tập và rèn luyện của học sinh vào sổ gọi tên ghi điểm khi có kết quả tương ứng trên sổ điểm cá nhân. Kết quả học tập của học sinh trên sổ gọi tên ghi điểm phải hoàn toàn trùng khớp với kết quả trên sổ điểm cá nhân.

4. Giáo viên chủ nhiệm, Hiệu trưởng (Phó hiệu trưởng) ký trực tiếp (không dùng chữ ký khắc sẵn). Chỉ được sử dụng bút mực màu đen ghi và ký, riêng nội dung sai dùng bút đỏ gạch ngang chỗ sai và viết bằng mực đỏ lên phía trên bên phải,..

5. Sử dụng chữ viết thường để ghi, riêng tên Sở GD&ĐT, phòng GD&ĐT, Trường THCS ghi bằng chữ in hoa có dấu. Quy ước viết tắt: Giáo viên bộ môn (GVBM), Giáo viên chủ nhiệm (GVCN). Kết quả xếp loại học lực, hạnh kiểm học sinh viết tắt như sau: Giỏi (G), Tốt (T), Khá (K), Trung bình (Tb), Yếu (Y); riêng loại kém không được viết tắt phải ghi rõ kém. Ngoài ra không được viết tắt.

6. Sử dụng chữ số Ả rập để ghi số; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và các tháng một, tháng hai thì ghi thêm số 0 bên trái.

Đối với số thập phân dùng dấu phẩy (,) ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân; đối với điểm Tbm, Tbhk, Tbcn là số tự nhiên thì phải thêm dấu phẩy (,) và số 0 sau dấu phẩy. Ví dụ: 6,7; 7,0 ....

7. Chậm nhất 01 tháng sau khai giảng Hiệu trưởng (Phó hiệu trưởng) ký xác nhận trang 1; ký xác nhận và đóng dấu trường tại trang 31 chậm nhất 10 ngày trước khi bước vào năm học tiếp theo.